گزینه های مختلف سپرده و روش های سپرده گذاری

در حالی که همه افراد درگیر در معاملات مالی نقش مهمی در مباشرت وجوه دانشگاه دارند ، سپرده گذاران دپارتمان نقش مهمی در اطمینان از بودجه دانشگاه به موقع و مناسب دارند. این صفحه انواع سپرده ها ، روش های سپرده و بهترین روش ها را هنگام واریز پول نقد و چک برای دانشگاه در بر می گیرد.

در تلاش برای بهبود مداوم فرآیندها و سیستمهایی که اکوسیستم مالی استنفورد را تشکیل می دهند ، خدمات مدیریت مالی (FMS) پیشرفت هایی را در نحوه واریز پول و چک انجام می دهد. از 24 نوامبر ، CashNet دیگر برای ضبط این نوع فعالیت معامله استفاده نمی شود.

برای کمک به پشتیبانی معاملات تاریخی از سپرده ها قبل از 23 نوامبر 2022 ، از جمله داده های Cashnet ، درخواست پشتیبانی را به SFS ارسال کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد وجوه و بازده سپرده ، صفحه اخبار را نقدی بررسی کرده و پیشرفت های سپرده را برای به روزرسانی ها و راهنمایی های دقیق بررسی کنید.

مدارس و ادارات دریافت شده در دسته های خاصی قرار می گیرند که نحوه پردازش و واریز آنها را تعیین می کنند. برای اطلاعات بیشتر به بررسی اجمالی موضوع: انواع رسید دانشگاه مراجعه کنید.

برای کسب اطلاعات برای مدارس و ادارات که کارت های اعتباری یا بدهی را برای پرداخت کالا و خدمات بصورت آنلاین یا حضوری می پذیرند ، به برنامه اجمالی موضوع مراجعه کنید: برنامه خدمات بازرگان.

گزارش نویسی

هرگونه پرداخت نقدی بیش از 10،000 دلار (شامل کمک های خیرخواهانه ، به عنوان مثال ، هدایا) باید با استفاده از فرم IRS 8300 به بخش مالیات دانشگاه گزارش شود. این شامل معادل های نقدی مانند چک های صندوقدار و چک های مسافر ، سفارشات پول یا هر روش دیگری برای پرداخت است که در آن پرداخت کننده به طور خاص مشخص نشده است.

گزارش های مالی باید به صورت ماهانه بررسی شود تا اطمینان حاصل شود که کلیه رسیدها به حساب صحیح اعتبار داده می شوند. حسابرسی بهترین شیوه ها استفاده از رسیدهای پی در پی با شماره و نسخه های اسکن شده از مستندات چک و تهیه نسخه پشتیبان را در یک مکانیزم ورود به سیستم مانند صفحه گسترده یا سند برای ردیابی رسید چک توصیه می کند. تاریخ ، نام شخص دریافت کننده چک ، مبلغ و بررسی اطلاعاتی از قبیل نام بانک remiter ، هدف (در صورت داده شده) و 4 رقم آخر شماره حساب باید ضبط شود. کپی های کلیه چک ها ، فرم های انتقال و اسناد پشتیبان باید توسط وزارتخانه نگهداری شود و برای آشتی گزارش ها با مبلغ ارسال شده ، در رسید مربوطه ثبت شود.

تفکیک وظایف

سپرده گذاران دپارتمان در اطمینان از تأمین بودجه دانشگاه به موقع و مناسب بسیار مهم هستند. این دانشگاه مجموعه ای از شیوه ها را برای کمک به رفع خطرات ذاتی ، نیازهای سپرده گذاری بخش پشتیبانی و اطمینان از سپرده گذاران از منابع لازم برای محافظت از استنفورد در برابر آسیب های مالی ، عملیاتی و انطباق ایجاد کرده است. دسترسی به پول نقد و چک باید به افراد دارای مسئولیت های مالی مناسب در توضیحات شغلی آنها محدود شود.

جدایی وظایف یک کنترل داخلی مهم است که به محافظت از دارایی های استنفورد کمک می کند. هیچ شخص مفرد نباید مسئول کل فرایند دریافت نقدی باشد. مسئولیت های دریافت ، حضانت ، سپرده گذاری ، ضبط و آشتی درآمدهای نقدی باید در هر زمان ممکن در کنار افراد مختلف باشد. هرگونه کلاهبرداری یا سوء استفاده از وجوه را به مدیریت دپارتمان ، مدیریت نقدی و بخش حسابرسی داخلی (650-725-0074) در صورت لزوم گزارش دهید. بررسی اجمالی موضوع: پیشگیری از کلاهبرداری بانکی برای جزئیات بیشتر.

لطفاً توجه داشته باشید که بازپرداختهای کارت مسافرتی (TCARD) از طریق سیستم درخواست هزینه پردازش می شوند. به نحوه بازگشت هزینه های شخصی که برای کارت مسافرتی پرداخت می شود ، مراجعه کنید. بازپرداختهای خرید کارت (PCARD) توسط بخش ها از طریق یکی از گزینه های زیر واریز می شود. چگونه می توان: رسیدگی به هزینه های شخصی که به PCARD پرداخت می شود.

استنفورد گزینه های مختلفی را برای دریافت و واریز وجوه دریافتی ارائه می دهد. بخش هایی که به طور منظم پول نقد یا چک دریافت می کنند ، باید درخواست پشتیبانی را به مدیریت نقدی ارسال کنند تا بهترین روش پردازش را تعیین کنند.

• پرداخت های الکترونیکی: به جای دریافت چک ، ادارات می توانند دستورالعمل پرداخت الکترونیکی را به افراد یا سازمان هایی که استنفورد پرداخت می کنند ، ارائه دهند. این می تواند جایگزین پول نقد و چک هایی شود که از طریق پست ارسال می شود. یا سیم یا پرداخت الکترونیکی ACH قابل قبول است. مشاهده مرور کلی موضوع: سیم ورودی و دستورالعمل ACH.
• سپرده تلفن همراه: چک ها را می توان با استفاده از برنامه سپرده تلفن همراه مدیر عامل شرکت Wells Fargo که با دستگاه های آیفون و Android سازگار است ، واریز کنید. اطلاعات بیشتر در مورد گزینه تلفن همراه را در زیر مشاهده کنید.
• سپرده شعبه: سپرده های حضوری در هر شعبه Wells Fargo همیشه گزینه ای برای سپرده گذاری چک ها است و تنها گزینه واریز پول نقد است. قبل از بازدید خود ، زمان عملکرد شاخه های محلی چاه های فارگو را بررسی کنید. اطلاعات بیشتر در مورد گزینه شعبه زیر را مشاهده کنید.
• موقت Lockbox Mail-IN: FMS راه حل موقت قفل صندوق را برای کلیه چک های بخش دریافت شده در طول بیماری همه گیر آغاز کرد. اطلاعات بیشتر در مورد گزینه نامه پستی را در زیر مشاهده کنید.

برای کمک به سپرده های نقدی و چک ، درخواست پشتیبانی را به دفتر خزانه دار ارسال کنید.

گزینه سپرده تلفن هوشمند تلفن همراه

Wells Fargo یک برنامه تلفن همراه برای واریز چک با استفاده از دوربین تلفن ، که سازگار با دستگاه های آیفون و اندرویدی است ، ارائه می دهد. ادارات ممکن است با ارسال درخواست پشتیبانی به تیم خزانه داری و ارائه تأیید کتبی مدیر مجاز ، به سپرده تلفن همراه درخواست کنند.

پس از اتمام تنظیمات توسط OOT و Wells Fargo Bank ، کاربران از جلو و پشت هر چک تأیید شده عکس می گیرند و آنها را برای پردازش به بانک می فرستند. برای کاربران بسیار مهم است که پروژه ، وظیفه ، جایزه و نوع هزینه یا کد شی را در قسمت جلوی چک بنویسند تا از ارسال دقیق به GL اطمینان حاصل شود. پس از سپرده گذاری چک ها ، سریعاً با پیوست های تأیید سپرده و تصاویر جلوی و پشت چک (اختیاری) ایمیل به EMAIL ارسال کنید و جزئیات مربوط به سپرده زیر را در بدنه ایمیل قرار دهید:

• نام کامل و ایمیل استنفورد
• شامل پروژه ، کار ، جایزه و نوع هزینه یا کد شیء
• شرح سپرده
• میزان
• تاریخ واریز
• روش سپرده (برنامه WFB)

دستورالعمل های گام به گام را در صفحه برنامه به روز شده سپرده تلفن همراه مشاهده کنید.

اطلاعات بیشتر در مورد برنامه Wells Fargo را می توان در وب سایت Wells Fargo یافت.

گزینه سپرده شعبه

اگر تأیید شماره حساب بانکی را شامل می شود ، برای چک و پول نقد برای چک و نقدی اختیاری است. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات بررسی کامل است و نیازهای سپرده را برآورده می کند. کلیه چک ها باید به استنفورد تأیید شود و درج شماره حساب بانکی سپرده در تأیید مفید است. با ارسال درخواست پشتیبانی به OOT ممکن است یک تمبر با این اطلاعات سفارش داده شود. پس از واریز پول نقد و/یا چک ، سریعاً با یک نسخه از رسید سپرده خود به EMAIL ایمیل ارسال کنید و جزئیات مربوط به سپرده زیر را در بدنه ایمیل قرار دهید:

• نام و ایمیل کامل سپرده گذار
• شامل پروژه ، کار ، جایزه و نوع هزینه یا کد شیء
• شرح سپرده
• میزان
• تاریخ واریز
• اطلاعات شعبه واریز
  • Timestamp از دریافت بانک
  • محل قرارگیری شعبه خیابان/شهر/ایالت

  گزینه پست الکترونیکی قفل جعبه موقت

  اطمینان حاصل کنید که اطلاعات چک کامل است و الزامات سپرده را برآورده می کند. برای تهیه سپرده از طریق قفل موقت:

  دفتر خزانه دار سپرده ها را طبق معمول از موارد و گزارش های اسکن شده در جعبه قفل ارسال می کند.

   

  1. چک ها را با تأیید آنها با استفاده از تمبر آماده کنید ، یا اگر به تمبر خود دسترسی ندارید ، "برای سپرده فقط به دانشگاه استنفورد" را در پشت چک با پروژه ، صندوق و کد موجود در قسمت جلویی بنویسید. چک
  2. فرم انتقال بخش را کامل و چاپ کنید و شامل PTA و مبلغ سپرده باشد. توجه: برای سپرده های General Lockbox ، یک برگه سپرده جداگانه بانکی لازم نیست.
  3. چک ها را به همراه انتقال به یک پاکت نامه به اندازه نامه معمولی قرار دهید تا بتواند کاملاً مهر و موم شود ، حتی اگر این به معنای تقسیم چک ها در بین پاکت های متعدد و شامل یک کپی از انتقال برای هر پاکت نامه ارسال شده باشد. فقط از Mail USPS استفاده کنید. بسته های شبانه (FedEx ، UPS و غیره) توسط یک پردازنده Lockbox قابل قبول نیست.

      

  اگر می خواهید به مشاهده سپرده های اسکن شده به صورت آنلاین دسترسی پیدا کنید ، درخواست پشتیبانی را به تیم خزانه داری ارسال کنید تا به پورتال آنلاین Wells Fargo اضافه شود. از دسترسی به مدیرعامل خواسته می شود در هر بخش به دو کاربر محدود شود مگر اینکه شرایطی وجود داشته باشد که سپرده گذاران بیشتری را توجیه کند. لطفاً با درخواست خود توجیهی ارائه دهید.

  لطفاً توجه داشته باشید: راه حل Lockbox در اوایل سال 2023 بازنشسته می شود. اکنون آدرس "Send to" را در هر فاکتور به روز کنید و به گزارش دهندگان شخص ثالث اطلاع دهید تا مستقیماً به ادارات ارسال شوند.

  اطلاعات بیشتر در مورد Lockbox Wells Fargo را می توان در وب سایت Wells Fargo یافت.

  دانشگاه برای دریافت پرداخت ، پرداخت با انتقال الکترونیکی مانند سیم یا خانه ترخیص خودکار (ACH) را تشویق می کند. پول نقد یا چک هنوز اشکال قابل قبول پرداخت است و دستورالعمل های زیر برای کمک به مدارس و ادارات دریافت پول نقد یا چک برای واریز طراحی شده است.

  کلیه رسیدها باید با استفاده از سپرده دسک تاپ از راه دور ، واریز موبایل ، ارسال نامه به صندوق عمومی یا واریز حضوری در شعبه بانکی ، به صندوق قفل دانشگاه یا حساب بانکی واریز شود. دستورالعمل های پردازش و سپرده گذاری بسته به نوع دریافت (درآمد تعیین شده ، پروژه های حمایت شده ، هدایا و غیره) متفاوت است.

  برای دستورالعمل ها و بهترین شیوه های فعلی برای واریز صحیح این نوع درآمدهای درآمدی ، به بررسی اجمالی موضوع مراجعه کنید: انواع رسیدهای دانشگاه.

  بهترین روشها

  حفاظت از چک آسان تر از محافظت از پول نقد است و پرداخت های الکترونیکی امن تر از همه است، بنابراین همیشه پرداخت را از طریق انتقال الکترونیکی تشویق کنید. برای دسترسی گوشی هوشمند به چک سپرده، یک درخواست پشتیبانی برای دسترسی به سپرده موبایلی ارسال کنید.

  چک های بدون تایید نباید از طریق پست بین بخشی ارسال شود. هنگامی که چک ها دریافت می شوند، باید فوراً در پشت آن با عبارت «فقط برای سپرده گذاری به دانشگاه استنفورد.» و در حالت ایده آل شماره حسابی که به آن واریز می شود، تأیید شود. کد پروژه، صندوق و موضوع مناسب (برای تراکنش های درآمدی) یا پروژه، وظیفه، جایزه و نوع هزینه (برای تراکنش های اعتباری مخارج) باید در جلوی چک درج شود. کلیه چک ها باید به دانشگاه استنفورد پرداخت شود. اگر چک در نظر گرفته شده برای دانشگاه استنفورد قابل پرداخت به فردی باشد، ممکن است بانک برای واریز آن رد شود و تأثیر پیچیده ای بر گزارش مالیاتی استنفورد و فرد داشته باشد. در عوض برای دانشگاه استنفورد منتشر شد.

  پول نقد باید به جای ارسال از طریق پست بین بخشی به شعبه Wells Fargo سپرده شود.

  رسیدهای بدون حمایت

  دریافت های پروژه بدون حمایت مالی که از طریق نقدی صورت می گیرد، ممکن است به صورت دستی به دفتر مربوطه تحویل داده شود، همانطور که در دستورالعمل های پردازش آنها ذکر شده است. اگر مقدار قابل توجهی است یا اقدامات احتیاطی اضافی مناسب است، با بخش ایمنی عمومی (9633-723-650) تماس بگیرید تا یک برنامه اسکورت تنظیم کنید.

  چک های مربوط به دریافت های پروژه بدون حمایت ممکن است پس از تأیید چک از طریق پست بین بخشی به بخش صحیح ارسال شود. رسیدهای حمایت شده باید توسط USPS ارسال شود. چک باید در پاکت دوم مهر و موم شده در داخل پاکت شناسنامه باشد. نحوه پردازش رسیدهای پروژه حمایت شده را ببینید.

  بانک های خارجی

  برای چک هایی که از بانک های خارجی صادر می شود، چک پشت نویسی شده را با PTA مناسب که در جلوی آن چاپ شده است به بانک ولز فارگو ببرید. باجه چک را می پذیرد، فرآیند ارز را توضیح می دهد، فرم رسید اقلام وصولی را تکمیل می کند و رسیدی برای چک ارائه می کند. ممکن است شش تا هشت هفته طول بکشد تا چک توسط بانک خارجی بررسی شود و هزینه های قابل توجهی از مبلغ سپرده نهایی کسر می شود. به این دلایل، پذیرش چک خارجی به نفع انتقال الکترونیکی وجوه ممنوع است. برای راهنمایی، یک درخواست پشتیبانی به مدیریت نقدی ارسال کنید.

  همان روز پردازش کنید

  دریافت های نقدی و چک باید در اسرع وقت پردازش شود ، ترجیحاً در همان روز دریافت آنها. در هر موقت بین دریافت و واریز ، پول نقد و چک باید در یک جعبه نقدی یا سایر کانتینر قفل شده با نسخه هایی از رسیدهای با شماره متوالی برای اعتبارسنجی کل پول نقد و چک هایی که باید در دسترس باشد ، ایمن شوید. از تاریخ های قدیمی چاپ شده در چک ها آگاه باشید. حتی اگر هیچ تاریخ بی نظیری چاپ نشده باشد ، در 180 روز به طور خودکار به تاریخ بی نظیر می پردازیم.

  ذخیره/دفع چک ها

  بعد از اینکه چک ها با موفقیت در برنامه سپرده تلفن همراه اسکن شدند ، لطفاً آنها را در یک مکان امن قفل کنید زیرا حاوی اطلاعات حساب بانکی است که داده های پرخطر در نظر گرفته می شود. چک ها باید تا زمان اتمام آشتی بانکی به طور ایمن نگه داشته شوند ، پس از آن ممکن است آنها با خرد کردن یا یک روش معادل نابود شوند.

  چک های برگشتی

  چک های برگشتی توسط بانک واریز استنفورد (به عنوان مثال ، برای بودجه کافی) به دفتر خزانه دار (OOT) ارسال می شود که آن را به حساب چک بازگردان ارسال می کند. پس از آن ، OOT واحد سپرده گذاری را از طریق ورود ژورنال برای مقدار چک برگشتی شارژ می کند و تصویری از چک را به واحد ارسال می کند. این وظیفه واحد سپرده گذاری است که هر مبلغ برجسته ای را جمع آوری کند.

  روش

  مدیران بخش می توانند توسعه و اجرای مراحل دپارتمان خود را برای رسیدگی به پول نقد و چک تسهیل کنند.

  برای کمک به سپرده های نقدی و چک ، درخواست پشتیبانی را به دفتر خزانه دار ارسال کنید.

  برای کمک به پشتیبانی معاملات تاریخی از سپرده ها قبل از 23 نوامبر 2022 ، از جمله داده های Cashnet ، درخواست پشتیبانی را به SFS ارسال کنید.